מנהלת: חופית סולטן
הרשומה הרפואית הינה הכלי לתיעוד כל המידע הרפואי הנוגע למטופל במהלך המעקב המרפאתי, הפניות למיון, או במהלך האשפוז. המידע כולל מידע דמוגרפי, מידע שנמסר על ידי המטופל עצמו, ממצאי הבדיקות שנערכו לו, רישום המסכנות של כול גוף טיפולי במחלקה, אבחנות, התייעצויות והוראות טיפוליות שניתנו לחולה בפועל.

מחלקת הרשומות הרפואיות אחראית על ניהול רשומותיהם של כל מטופלי המרכז לבריאות הנפש באר-שבע, על אחזקתו התקינה, עיבודו, ושליפת מידע מתוכו לפי הנהלים וההוראות.
רישום נאות בתיק הרפואי הינו חשוב ביותר ומסייע לטיוב הטיפול, המשכיותו, בבקרה ובהערכה של איכות הטיפול.

הרשומה הרפואית כוללת מידע פרטי וחסוי על המטופלים ועל כן דורשת הקפדה על כללי סודיות וחיסיון מידע, הדברים אף מקבלים משנה תוקף בתחום בריאות הנפש.

ניהול הרשומות הרפואיות במרכז לבריאות הנפש באר-שבע מתבצע באמצעות מזכירות רפואיות שאמונות על ניהול הרשומות ומתן שירות ללקוחות פנים ולקוחות חוץ בהקשרן. העובדות אמונות על מתן מענה הולם ומידי לאוכלוסייה הנזקקת למידע. אוכלוסייה זו כוללת את המטופלים, גורמים מטפלים בקהילה, גורמים משפטיים ואחרים המוסמכים לקבלו.

המחלקה מנהלת רישום סטטיסטי של הפעילות הרפואית והיקפה. נתונים אלו ודו"חות המופקים מהם מסייעים להנהלת המרכז בקבלת החלטות, בנוסף דו"חות אלה מועברים לגורמים שונים בתוך המרכז ומחוצה לו לצרכי מחקר ופיתוח שירותים. נתונים ודו"חות מועברים מדי חודש למשרד הבריאות, חלק מן הדו"חות משמשים לצרכי גביה והתחשבנות מול גורמים שונים.

בנוסף, המחלקה עוסקת בניהול וקביעת מדיניות, פיקוח, ריענון נהלי עבודה של כלל המזכירות הרפואיות במרכז, וביחידות החוץ השייכות למרכז. המחלקה שותפה בוועדות מקצועיות העוסקות בזכויות החולה וניהול סיכונים הפועלות בתוך המרכז. המחלקה שותפה בבניית נהלים עם אנשי צוות מקצועיים.

יעדי המחלקה מתמקדים בניהול מדויק ונכון של הרשומות הרפואיות ובמתן שירות יעיל, זמין ואמין ללקוחות המחלקה. יעדים אלו הנם מרכיב חשוב ביישום יעדי המרכז בהקשר לטיוב איכות הטיפול הניתן למטופלים ושיפור השירות ללקוחות המרכז וללקוחות חוץ.

שעות קבלת קהל במחלקה:
בימים א'-ה': 8:30-15:30 (בחגי ומועדי ישראל אין קבלת קהל), יש לתאם מראש במקרים בהם נדרשים מסמכים רפואיים/צילומי תיקים.

פניות לקבלת חומר ומידע רפואי:
מסירה או שליחה של מסמכים רפואיים וגביית תשלום מתבצעים בהתאם לחוק לטיפול בחולי נפש, התשנ"א-1991, חוק זכויות החולה התשנ"ו-1996 ונהלי משרד הבריאות.

לשם זיהוי, הפונה מתבקש להציג תעודה מזהה (מפאת הסודיות הרפואית וצנעת הפרט).

במקרים של פנייה של צד ג', על הפונה להעביר בקשה מפורטת ולהמציא מסמך "ויתור על סודיות רפואית" חתום על ידי המטופל (מקור או נאמן למקור) ומאושר על ידי הגורם המוסמך, בהתאם לנהלים. במקרים שנדרש לכך, יש להעביר ייפוי כח. 
לציין כי העברת מסמכים, לאחר האישורים המתאימים, כרוכה בתשלום בהתאם לתעריפון משרד הבריאות.

סולטן חופית – מנהלת מחלקת רשומות ומידע רפואי – טל' 08-6401577 פקס – 08-6401585

לוי יפעת – סגן מנהלת מחלקת רשומות ומידע רפואי – טל' 08-6401524 פקס – 08-6401585

בלב'צן רינת – מזכירה -  רשומות רפואיות – טל' 08-6401577 פקס – 08-6401585

מייל רשומות רפואיות : ReshumotB7@MOH.HEALTH.GOV.IL

בן חנן אורטל  – מרפאת מבוגרים.

זוהר גנון – מרפאת מבוגרים .

חיחיאשוילי אורלי  – מזכירת מרפאת מבוגרים.

זוארץ לידיה – מרפאת מית"ל .

זוהר הודיה – מיון + מחלקת דובדבן.

בן עטיה אתי – מחלקת נוער –דולב + מחלקת אדר.

דניאלי אלה – מחלקת ארז ומחלקת ברוש.

גרשון סילבינה - מחלקה משפטית אלון.

אוחנה רותי - מחלקת שיטה + מחלקת אגוז.

קבלו אתי – מחלקת הדס + ואשפוז יום שקמה.

זכרוב אנה – מרפאת פסיכוגריאטריה+ מחלקות גפן ותאנה.

מזוז איריס – מרפאת ילדים ונוער, מרכז טל.

מרציאנו קרן – מרפאת ילדים ונוער, מרכז טל.